Administrationsanalyser

Der er næsten altid stort politisk fokus på den kommunale administration. I Index100 er vi eksperter i at lave administrationsanalyser, hvor vi analyserer kommunernes udgifter til administration og ledelse, og vi har stor erfaring med at gennemføre benchmarkinganalyser for kommunale kunder. En administrationsanalyse fra Index100 giver kommunen et godt indblik i, hvor kommunens ressourceforbrug adskiller sig fra sammenlignelige kommuners.

Administrationsområdet er et særligt udfordrende område at lave benchmarking på. Det skyldes, at kommunerne kan være organiseret ret forskelligt og desuden har forskellig praksis for kontering af de administrative udgifter. Nogle kommuner har valgt at lægge flere administrative funktioner ud decentralt, mens andre kommuner har samlet funktionerne centralt. Det kræver derfor stor indsigt i de mulige faldgruber, hvis man vil lave en administrationsanalyse, der sikrer en retvisende sammenligning og stiller skarpt på de reelle forskelle mellem kommunerne.

To datakilder sikrer sammenlignelighed

Administrationsanalyser fra Index100 trækker på to forskellige datakilder, fordi vi dermed opnår den mest dækkende opgørelse af kommunernes ressourceforbrug på ledelse og administration.

Den første datakilde er personale- og løndata. Med personale- og løndata kan man opgøre, hvor mange administrative årsværk kommunerne har ansat og deres lønforbrug på disse årsværk, uanset hvor i organisationen de er ansat. Dette er ikke muligt, hvis man kun anvender kommunale regnskabsdata.

Den anden datakilde er regnskabsdata. Vi supplerer de kommunale personale- og løndata med regnskabsdata, fordi vi på den måde får medtaget udgifter til andet end løn i administrationsanalysen. Det kan fx være udgifter til køb af administrative tjenesteydelser og udgifter til it.

Kombinationen af løn- og regnskabsdata sikrer en mere robust sammenligning af kommunernes administrationsudgifter, end hvis analysen alene baseres på den ene af de to datakilder.

Den vigtige validering

Selv med en kombination af personale- og regnskabsdata er der mange faldgruber, når administrationsudgifter sammenlignes på tværs af kommuner. Det er en fast del af vores analysekoncept, at vi gennemfører en detaljeret validering af analysens datagrundlag i samarbejde med deltagerkommunerne. Det sikrer en så retvisende sammenligning som muligt. Valideringen indebærer, at vi foretager en systematisk gennemgang af kommunernes data og konteringspraksis. Vi luger dermed ud i forskelle i udgiftstallene, som skyldes afvigelser i organisering og konteringspraksis snarere end reelle forskelle.

Typisk munder valideringen ud i en række korrektioner af kommunernes data. Det er ikke unormalt, at disse korrektioner har væsentlig betydning for det billede, der tegnes af deltagerkommunernes administrative udgifter. Man skal derfor være meget varsom med at gennemføre sammenligninger af kommunale administrationsudgifter på ikke-validerede data.

Figuren viser, hvordan vi på baggrund af vores analyser kan beregne et realistisk effektiviseringspotentiale og nedbryde det på underområder af den kommunale administration. I eksemplet vil kommunen samlet set kunne spare 32,3 mio. kr., hvis den bringer sine administrationsudgifter på niveau med gennemsnittet for de udvalgte sammenligningskommuner. Effektiviseringspotentialet i denne kommune vedrører særligt et stort antal ledere og administrative medarbejdere i den decentrale organisation.

Når vi bliver kontaktet af en kommune, starter vi normalt med at rådgive om valg af sammenligningskommuner. Vi anbefaler at udvælge kommuner, der har sammenlignelige rammevilkår på administrationsområdet. Herved sikres nemlig, at eventuelle udgiftsforskelle mellem kommunerne afspejler reelle forskelle og ikke blot forskelle i kommunernes administrative rammevilkår. Vi bruger statistisk analyse til at identificere, hvilke kommuner der er egnede sammenligningskommuner for den enkelte kommune.

Spørg mig

Bo Panduro

Partner
cand.scient.pol.

Peter Holdt-Olesen

Partner og direktør
cand.scient.pol.

Vi har bl.a. hjulpet

Aabenraa Kommune
Ballerup Kommune
Billund Kommune
Rødovre Kommune
Slagelse Kommune
Solrød Kommune