Administrationsområdet er et særligt udfordrende område at lave benchmarking på. Det skyldes, at kommunerne kan være organiseret ret forskelligt og desuden har forskellig praksis for kontering af de administrative udgifter. Nogle kommuner har valgt at lægge flere administrative funktioner ud decentralt, mens andre kommuner har samlet funktionerne centralt. Det kræver derfor stor indsigt i de mulige faldgruber, hvis man vil lave en administrationsanalyse, der sikrer en retvisende sammenligning og stiller skarpt på de reelle forskelle mellem kommunerne.
Administrationsanalyser fra Index100 trækker på to forskellige datakilder, fordi vi dermed opnår den mest dækkende opgørelse af kommunernes ressourceforbrug på ledelse og administration.
Den første datakilde er personale- og løndata. Med personale- og løndata kan man opgøre, hvor mange administrative årsværk kommunerne har ansat og deres lønforbrug på disse årsværk, uanset hvor i organisationen de er ansat. Dette er ikke muligt, hvis man kun anvender kommunale regnskabsdata.
Den anden datakilde er regnskabsdata. Vi supplerer de kommunale personale- og løndata med regnskabsdata, fordi vi på den måde får medtaget udgifter til andet end løn i administrationsanalysen. Det kan fx være udgifter til køb af administrative tjenesteydelser og udgifter til it.
Kombinationen af løn- og regnskabsdata sikrer en mere robust sammenligning af kommunernes administrationsudgifter, end hvis analysen alene baseres på den ene af de to datakilder.
Selv med en kombination af personale- og regnskabsdata er der mange faldgruber, når administrationsudgifter sammenlignes på tværs af kommuner. Det er en fast del af vores analysekoncept, at vi gennemfører en detaljeret validering af analysens datagrundlag i samarbejde med deltagerkommunerne. Det sikrer en så retvisende sammenligning som muligt. Valideringen indebærer, at vi foretager en systematisk gennemgang af kommunernes data og konteringspraksis. Vi luger dermed ud i forskelle i udgiftstallene, som skyldes afvigelser i organisering og konteringspraksis snarere end reelle forskelle.
Typisk munder valideringen ud i en række korrektioner af kommunernes data. Det er ikke unormalt, at disse korrektioner har væsentlig betydning for det billede, der tegnes af deltagerkommunernes administrative udgifter. Man skal derfor være meget varsom med at gennemføre sammenligninger af kommunale administrationsudgifter på ikke-validerede data.
Når vi bliver kontaktet af en kommune, starter vi normalt med at rådgive om valg af sammenligningskommuner. Vi anbefaler at udvælge kommuner, der har sammenlignelige rammevilkår på administrationsområdet. Herved sikres nemlig, at eventuelle udgiftsforskelle mellem kommunerne afspejler reelle forskelle og ikke blot forskelle i kommunernes administrative rammevilkår. Vi bruger statistisk analyse til at identificere, hvilke kommuner der er egnede sammenligningskommuner for den enkelte kommune.
Index100 ApS
Inge Lehmanns Gade 10, 6. sal
8000 Aarhus C